Resumo: para organizar o transporte da confraternização, defina o número de pessoas, o ponto de saída, o horário de volta e as paradas no retorno, e reserve com duas a três semanas de antecedência. Com uma van com motorista, ninguém precisa escolher entre brindar e dirigir, e a equipe chega e volta junta.
A confraternização de fim de ano costuma ser planejada nos detalhes: local, cardápio, música, brindes. O transporte fica para a última semana e vira um problema na hora de ir embora, quando metade da equipe chama carro por aplicativo ao mesmo tempo e a outra metade precisa decidir quem dirige.
Resolver isso antes é simples. O que segue é um passo a passo para quem organiza a festa, seja no RH, na diretoria ou no time.
1. Comece pelo número de pessoas
O tamanho do grupo define quantos veículos serão necessários. Uma van executiva leva até 15 passageiros. Para equipes maiores, o mais prático é usar mais de uma van saindo no mesmo horário, o que também ajuda a separar quem mora em regiões diferentes na volta.
Confirme a lista com antecedência. Em dezembro, é comum que o número de convidados mude na última semana, então combine com a empresa de transporte até quando é possível ajustar.
2. Defina de onde sai e para onde vai
O formato mais comum é a saída do escritório no fim do expediente. Se parte da equipe trabalha remoto, vale escolher um ponto de encontro fácil, como uma estação de metrô, e informar o endereço exato no pedido.
3. Combine o horário de volta e as paradas
A volta é o momento mais importante. Defina um horário de saída do local, com uma margem para quem demora a se despedir, e combine as paradas no caminho:
- Estações de metrô ou trem próximas da rota
- Bairros onde mora boa parte da equipe
- Volta ao escritório, para quem deixou o carro lá
Duas a quatro paradas costumam atender bem um grupo de uma van. Acima disso, a viagem fica longa alonga a viagem para quem fica por último.
4. Reserve com antecedência
Dezembro é o mês mais disputado para transporte de grupos, principalmente às quintas e sextas à noite. Reservar com duas a três semanas de antecedência garante o veículo e o horário que a festa precisa.
5. Confira a regularização antes de fechar
Peça à empresa de transporte a autorização de fretamento, o seguro de passageiros e a nota fiscal do serviço. No estado de São Paulo, o fretamento intermunicipal é autorizado pela ARTESP. Para a empresa contratante, isso também evita problema na prestação de contas.
O que informar no pedido de orçamento
- Data da confraternização e número de pessoas
- Endereço de saída e endereço do local da festa
- Horário de ida e horário previsto de volta
- Paradas desejadas na volta
- Se o motorista vai esperar no local ou voltar para buscar
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Perguntas frequentes
Com quanto tempo de antecedência devo reservar a van para a confraternização?
Em dezembro, o ideal é reservar com duas a três semanas de antecedência. É o mês mais disputado do ano para transporte de grupos, principalmente às quintas e sextas à noite.
A van pode deixar cada pessoa em um lugar diferente na volta?
Pode, desde que isso seja combinado antes. O mais comum é definir de duas a quatro paradas no caminho, como estações de metrô ou bairros onde mora boa parte da equipe.
Quantas pessoas cabem em uma van?
Depende do modelo. As vans executivas costumam levar até 15 passageiros com conforto. Para equipes maiores, o caminho é usar mais de um veículo com saídas no mesmo horário.
O motorista espera durante a festa?
Sim, quando o serviço é contratado como ida e volta com espera. Avise no pedido o horário previsto de término, porque o tempo de espera entra no valor.
O que a empresa precisa conferir antes de contratar?
Se a empresa de transporte tem autorização para fretamento, seguro de passageiros e emite nota fiscal. No estado de São Paulo, o fretamento intermunicipal é autorizado pela ARTESP.